Succesvolle kennisbijeenkomst over goed en veilig organiseren van evenementen

Ruim honderdvijftig deelnemers van zo’n negentig verschillende organisaties uit de gemeenten De Fryske Marren en Súdwest Fryslan kwamen gisteravond naar een kennisbijeenkomst van VVV Waterland van Friesland in De Utherne in IJlst. De bijeenkomst stond in het teken van het goed en veilig organiseren van evenementen. De deelnemers gaven aan zich enorm geïnspireerd te voelen door de sprekers. Daarnaast deden ze onder meer waardevolle contacten op om bij het organiseren van evenementen in Zuidwest Friesland samen op te trekken.
 
De Kennisbijeenkomst Evenementorganisatoren was door VVV Waterland van Friesland georganiseerd om organisaties in Zuidwest Friesland op een inspirerende manier met elkaar te verbinden. “We vinden het als regiomarketingorganisatie belangrijk dat organisaties waardevolle kennis met elkaar delen”, aldus Arent Kuipers. “Door met elkaar te verbinden kunnen er nieuwe samenwerkingen ontstaan, bijvoorbeeld voor het uitwisselen van vrijwilligers. Op die manier wordt het eenvoudiger om binnen de regio mooie en veilige activiteiten te organiseren.” De kennisbijeenkomst ging verder in op onder meer het toetsen van een evenement aan de wet Natuurbescherming en het aanvragen van vergunningen.

Scherp op veiligheid
Op het programma stonden diverse sprekers. Zo ging Scherp in Veiligheid, een adviesbureau op het gebied van veiligheid uit Heerenveen, in op het aanvragen van vergunningen, het organiseren van een veilig evenement en de Wet natuurbescherming. “Iemand binnen de organisatie moet de verantwoordelijkheid krijgen voor het belangrijke onderdeel veiligheid”, aldus Hendrik Snip. Diegene moet volgens hem naar het evenement kijken met een veiligheidsbril op. Contact hebben en onderhouden met de overheid en de omgeving zijn daarbij heel belangrijk, evenals het evenement op alle mogelijke scenario’s doorspreken. “Op die manier zorg je ervoor dat je een zo veilig mogelijk evenement organiseert.”

Organisatie en fondsenwervingChristien Lycklama à Nijeholt sprak over de organisatie en fondsenwerving van een evenement. Zij is ondernemer in de logistiek en bestuurder bij onder andere MKB-Nederland, TLN, Cultuur Kwartier Sneek, Iepen Mienskip Fûns, Ondernemend Sneek en Kulturele Kommisje Aldegea SWF. Christien gaf aan dat het belangrijk is om eerst goed het doel en de doelgroep van je evenement te bepalen. Waarom en voor wie organiseer je het? Wanneer is je evenement geslaagd? Daarna is het tijd om te kijken met wie je het evenement kunt opzetten. Ook ging ze in op wat er in een projectplan moet staan, zoals de tijdsplanning, het regelen van vergunningen, het afstemmen van de kalender en het inzetten van vrijwilligers. Ze legde uit hoe je vervolgens gasten trekt en zorgt voor de benodigde gelden. “De basis van alles is een goed projectplan”, aldus Christien. “Begin op tijd en denk logisch na. Een goed geslaagd evenement, waarmee je mensen met elkaar verbindt, is je investering meer dan waard!”

Promoten van evenement
Ying Media en VVV Waterland van Friesland spraken over hoe je een evenement aanmeldt in de Uitagenda van Zuidwest Friesland en verder promoot. Zo realiseren de twee organisaties met elkaar diverse uitingen, zoals inspirerende Uitkranten die huis-aan-huis worden verspreid. Ook biedt VVV Waterland van Friesland een ticketservice. Daarmee zijn kaartjes voor een evenement via verschillende onlinekanalen te koop, onder meer via de eigen website, www.waterlandvanfriesland.nl en www.friesland.nl. Verder worden de tickets met deze service offline verkocht in de VVV-inspiratiewinkels en is publicatie via verschillende communicatiemiddelen mogelijk, zoals narrowcasting-schermen en social media. 

Goed geïnformeerd en geïnspireerd
Na de diverse presentaties was er voor de deelnemers van de kennisbijeenkomst volop ruimte om verder met elkaar in gesprek te gaan. De teams Vergunningen van gemeente De Fryske Marren en gemeente Súdwest-Fryslân waren aanwezig om alle vragen te beantwoorden. De deelnemers gaven aan zich goed geïnformeerd te voelen. “Ik ben vooral geïnspireerd geraakt door de mogelijkheden van de Uitagenda”, zei Freerk Visserman, organisator van onder andere Heechspanning in Heech. “Ook ben ik op een aantal ideeën gebracht, zoals wie ik nog meer kan benaderen om zich te verbinden aan mijn evenement, en het maken van een aftermovie.” 

Brede kijk helpt
Rudolf Valkema van de Jouster Openlucht Muziek Organisatie erkende zeker het belang van een goed projectplan en het vroegtijdig beginnen aan de organisatie. Ook het tijdig herzien van het draaiboek is volgens hem belangrijk voor de vergunningaanvraag. Bert de Jonge van de Lionsclub Sneek Waterstad vond het een informatieve bijeenkomst. “Vooral de brede kijk op het vinden van sponsoren voor je evenement heeft mij geïnspireerd. Je hoeft niet alleen te kijken naar sponsoren uit je eigen stad, je kunt ook relaties benaderen die zijn gelieerd aan het doel van je evenement”

Over VVV Waterland van Friesland
VVV Waterland van Friesland verleidt inwoner en toerist om gast te zijn in Zuidwest Friesland. Dat gebeurt met inspirerende informatievoorziening, gerichte marketing en goed gastheerschap. Het werkgebied is groot, vanaf de Afsluitdijk tot aan Lemmer en van Joure en Sneek tot aan Bolsward. Waterland van Friesland heeft in dit gebied zestien VVV-locaties en achttien informatiepunten. Daarnaast wordt informatie verstrekt via de website en diverse publicaties. Ruim 900 ondernemers zijn lid van VVV Waterland van Friesland. De VVV verbindt deze ondernemers met elkaar in één krachtige netwerkorganisatie.